管理者マニュアル
zawaroomの構成
zawaroomの基本構成は次のとおりです。
- ユーザーサイト
- スペース
- ルーム
◆ ユーザーサイト
zawaroomを新規でご契約いただくと、「https://abc-company.zawaroom.com/」というドメイン名でお客様専用のサイトをご提供します。上記URL中の”abc-company”部分に当たるサブドメイン名はお客様のご要望に基づき、ご契約時に決定されます。
◆ スペース
スペースはルームを束ねたフォルダーのような役割を果たします。スペースは複数作成することができます。
◆ ルーム
ルームが実際にユーザーの皆様にご利用いただくバーチャルオフィス空間になります。必ずいずれかのスペースに属することになります。ルームは複数作成することができます。
ユーザーサイト管理
◆ サブドメイン名
以下の命名規則に従ってお客様にてサブドメイン名を決めていただいたあと、zawaroomサポート窓口にて設定します。一度設定したサブドメインは特別な事情（会社の屋号が変わった等）が無い限り変更できません。また既に使われているサブドメイン名は利用することができません。
- 文字数制限：3文字以上12文字以下
- 使用可能文字種類（いずれも半角のみ）：
- 小文字アルファベット ”a-z”
- 数字 ”0-9”
- ハイフン "-”
- アンダースコア "_”
◆ ユーザーの管理
ユーザー（＝zawaroom利用者）の管理はユーザーサイト管理で行います。ユーザーサイトごとに独立したユーザー管理となりますので、ユーザーサイトを跨いだユーザーアカウントの共有などはできません。
ユーザーロールについて
zawaroomでは次の3種類のユーザーロールを用意しています。ユーザーにはこの3種類のうちどれか一つのロールが割り当てられています（新規ユーザーにはデフォルトでは利用者ロールが割り当てられます）。割り当てられたロールにより、可能な操作が異なります。
- サイト管理者
- ルーム管理者
- 利用者
◆ サイト管理者
ユーザーサイト全体の管理を担当します。ユーザーの追加・削除やスペースの追加・削除、ルームの追加・削除などを行うことができます。
サイト管理者はユーザーサイトごとに常に最低1名設定いただく必要があります。
◆ ルーム管理者
ルーム管理者は、ルームの編集・削除を行うことができます。サイト管理者が任命します。ルーム管理者を設定するかどうかは任意です。
◆ 利用者
一般のzawaroom利用者です。特に指定しない場合はユーザーはこの利用者ロールとなります。
◆ 可能操作一覧
以下にユーザーロールが持つ操作権限をまとめました。
| サイト管理者 | ルーム管理者 | 利用者 | |
| サイト設定 | |||
| ドメイン指定 | 可 | ||
| ログ出力 | 可 | ||
| ユーザー管理 | |||
| 新規登録 | 可 | ||
| 編集 | 可 | ||
| 削除 | 可 | ||
| スペース設定 | |||
| 新規作成 | 可 | ||
| 編集 | 可 | ||
| 削除 | 可 | ||
| ルーム設定 | |||
| 新規作成 | 可 | ||
| 編集 | 可 | 可 | |
| 削除 | 可 | 可 | |
| 利用者制限 | 可 | 可 | |
| ルーム利用 | 可 | 可 | 可 |
管理機能について
管理者メニュー
◆ 管理メニューへのアクセス
ルーム選択画面にある「管理メニュー」からアクセスします。このメニューはサイト管理者にしか表示されません。
◆ ログ出力
ログの出力対象期間と対象スペースを選択のうえ、出力してください。
◆ ログインプロバイダー情報
ログイン画面に表示するメニューを制御できます。不要なログイン方法や表示させるメニュー名などを設定することができます。
- 名前の設定…nameに反映されます。ログインメニューに表示されるボタン名になります。
- 有効・無効変更…enableに反映されます。ログインメニューに表示するかしないかを制御できます。
- autyType…ログインに利用するアカウントの種類を確認できます。
- aad…AzureADアカウントでログインします
- aad-b2c…zawaroomアカウントでログインします
◆ サイト情報
サイトに関する基本設定の確認及び変更を行うことができます。各設定を行ったのち「変更を保存」ボタンを押すことでその設定がサイトに反映されます。
サイト情報を確認する
- siteUrl…サイトのURLを確認できます
- defaultMediaServerUrl…サイトのメディアサーバー（音声チャネル等サービス提供）のURLを確認できます
- maxUsersCount…登録可能な最大ユーザー数を確認できます
ログインの設定をする
- authLoginProviders：利用するログイン方法を指定できます。このときの選択肢に表示される項目は「ログインプロバイダー情報」で設定されたものとなります。
- allowDomainNames…AzureADでのログインを許可するドメインを指定できます
- 何も指定しないとどんなドメインでも許可するという設定になります
- zawaroomアカウントのみを利用する場合は指定の必要ありません
- userRegisterType…AzureADでのログインを利用する場合に事前にユーザー登録していない場合でもzawaroomを利用できる（自動的にユーザー登録がされる）かどうかを指定できます
- 全自動…「allowDomainNames」で指定したドメインすべてを対象に、自動でユーザー登録がされます
- 半自動…下記の「autoRegisterDomainNames」で指定したドメインのみを対象に、自動でユーザー登録がされます
- 手動…自動登録はされません。この場合はあらかじめユーザー登録をしておく必要があります。
- autoRegisterDomainNames…自動ユーザー登録を許可するドメインを指定できます。上記の「userRegisterType」で「半自動」を選択している場合は、ここに記載しているドメインのみが自動ユーザー登録の対象となります
サポート用などのリンクボタンの設定をする
ルーム選択画面の右上にサポートサイトなどへのリンクボタンを設置できます
- showSiteLink…ボタンを表示するかしないかを選択できます
- SiteLinkName…ボタン名を指定できます
- SiteLinkUrl…ボタンを押したときのリンク先URLを指定します
zawaroomの利用者向けサポートページは下記になります
◆ メンバー管理
ユーザーの登録・編集・削除ができます。また、ユーザー一覧リストでは、現在登録されている全ユーザーを確認することができます。契約で決まる最大登録可能ユーザー数と現在登録済みのユーザー数も確認することができます。
zawaroomへログインする方法は以下の2つがあります。これらは併用・混在させることもできます。
- zawaroom上でアカウント登録してログインする（以降zawaroomアカウントと呼びます）
- お客様のAzureADアカウントでログインする
ユーザーの登録
■zawaroomアカウントでログインするユーザーの登録
- メニュー上段でユーザーの認証方式を選択します。「ログインプロバイダー情報」で「autyType：aad-b2c」に設定されている認証方式を選択ください
- 登録したいユーザーのメールアドレスを入力し「メンバー追加」ボタンを押下ください
- ユーザー一覧リストで認証方式が「aad-b2c」となっていることをご確認ください
■AzureADアカウントでログインするユーザーの事前登録
AzureADでのログインを利用する場合のユーザー事前登録の要否は「サイト情報」での「userRegisterType」と「autoRegisterDomainNames」の設定で決まります。下記設定の組合せ表で、事前登録不要となっているケースでは、ユーザーがログインすると自動的にユーザー一覧リストに登録されます。
| userRegisterTypeの選択 | 全自動 | 半自動 | 半自動 | 手動 |
| autoRegisterDomainNamesの指定 | 不問 | ドメイン指定あり | ドメイン指定なし | 不問 |
| 事前ユーザー登録の要否 | 「allowDomainNames」で指定済みのドメインユーザーは事前登録不要 | 「autoRegisterDomainNames」で指定されたドメインのユーザーは事前登録不要 | 事前登録が必要 | 事前登録が必要 |
上記で事前登録が必要となるケースでは、次の手順でユーザー登録を行います。
- メニュー上段でユーザーの認証方式を選択します。「ログインプロバイダー情報」で「autyType：aad」に設定されている認証方式を選択ください
- 登録したいユーザーのメールアドレスを入力し「メンバー追加」ボタンを押下ください
- ユーザー一覧リストで認証方式が「aad」となっていることをご確認ください
ユーザーの削除
リストから対象ユーザーを選択したのち「メンバー削除」ボタンでユーザーを削除することができます。複数ユーザーを同時に選択することもできます。
サイト管理権限の付与
サイト管理者はユーザーをサイト管理者に指名することができます。
リストから対象ユーザーを選択したのち「サイト管理権限の付与」ボタンで権限を付与することができます。複数ユーザーを同時に選択することもできます。
サイト管理権限の削除
サイト管理者はユーザーのサイト管理者権限を削除することができます。
リストから対象ユーザーを選択したのち「サイト管理権限の削除」ボタンで権限を削除することができます。複数ユーザーを同時に選択することもできます。
◆ zawaroomアカウントで初回ログインする手順
zaawaroomアカウントで登録したユーザーが、はじめてzawaroomにログインする場合は各ユーザーにて次のような流れでユーザー情報を登録していただく必要があります。
ログイン
zawaroomのユーザーサイトにアクセスし、「Zawaroom Accountでログイン」を選びます（このメニュー名は管理者メニューの「ログインプロバイダー情報」および「サイト情報」での設定により変わります）
サインアップ
専用のサインイン画面が表示されます。初回利用時は「今すぐサインアップ」を選択します
ユーザー情報を入力します。メールアドレスを入力したら「確認コードを送信」を押して、Microsoft (Nangok Software for zawaroom B2C の代理)から届くコードを入力してください。メールアドレス確認ができたら、他の項目を入力します。
これで再びzawaroomのユーザーサイトにアクセスし、「Zawaroom Accountでログイン」を選びます。
スペースとルーム操作について
ルーム操作
サイト管理者はルームの新規作成・編集・削除およびルームのログ出力を行うことができます。またルーム管理者はルームの編集・削除およびルームのログ出力を行うことができます。
◆ ルームの新規作成
ルーム選択画面のルーム欄右端にある[＋]ボタンでスペースを新規作成することができます。
お好きなルーム名を指定することができます。
◆ ルームの削除
既存のスペースの「︙」（縦三点リーダー）から「削除」することができます。「削除」を押すと確認メニューが出ますので、問題なければ「削除する」を押します。
ルームにユーザが入室している場合は編集および削除することは出来ません。
◆ ルームのログ出力
当該ルームにおけるログを出力することができます。
◆ ルームの編集
既存のルームの「︙」（縦三点リーダー）から「編集」することができます。
ルームにユーザが入室している場合は編集および削除することは出来ません。
「ルームの編集」では次の設定を行うことができます。
- ルーム名
- 入室許可設定
- レイアウト設定
設定が終わったら「適用する」ボタンを押して設定を反映させます。
■ルーム名
ルーム名を変更することができます
■入室許可設定
ルームへの入室許可設定
ルームに入室できるユーザーを限定することができます。次の2種類を方法で限定することができます。それぞれの設定の和集合が入室可能なユーザーとして定義されます。
- ドメインでの限定 … ドメイン単位で入室できるユーザーを指定できます。指定できるドメインはサイト単位で許可されているドメインになります。デフォルトではすべてのチェックがOFFになっていますので、必要に応じてONにします。
- ルーム設定後に新たに追加されたドメインについてはチェックOFFの状態でこのメニューに表示されるようになりますので、入室を許可したい場合はONにします
- ユーザーアカウントでの限定 ... ユーザーのメールアドレスを指定することでユーザー単位で入室を限定できます。ただし登録できるユーザーはzawaroomにユーザー登録されている方のみです。カンマ区切りもしくはタブ区切りあるいは改行で複数のユーザーを指定することができます。
ルーム管理者の指定
■レイアウト設定
ルームの音声の届く範囲
ルーム内における各ユーザーの声の届く範囲を変えることができます。
ルームの入室時チャイム音量
ルームに人が入室したときのチャイム音量を変えることができます。
ルーム内会議室への入室時ドア音量
ルーム内における各会議室へ人が入室したときのドア音を変えることができます。
ルームの背景画像
ルームの背景画像を入れ替えることができます。
ルームのサイズ
登録した背景画像のサイズ（単位はピクセル）が表示されます。
ルームの拡大縮小率（ベータ版）
ルームの最小倍率と入室時の倍率を指定することができます。
- 最小倍率…デフォルトは「背景の高さに合わせる」です
- 背景の高さに合わせる…背景画像の高さと表示するブラウザのウィンドウの高さの比で最小倍率を決定します（ただし下限は40％、上限は150%に制限されます）
- 背景の幅に合わせる…背景画像の幅と表示するブラウザのウィンドウの幅の比で最小倍率を決定します（ただし下限は40％、上限は150%に制限されます）
- 固定値を指定する…30％～100％の間で倍率を固定できます（ブラウザのウィンドウサイズに影響されなくなります）
- 入室時倍率…デフォルトは「背景の高さに合わせる」です
- 背景の高さに合わせる…上記最小倍率と同じになります
- 背景の幅に合わせる…上記最小倍率と同じになります
- 固定値を指定する…30％～150％の間で倍率を固定できます（ブラウザのウィンドウサイズに影響されなくなります）
背景画像の推奨サイズについて
ご利用になるPCモニターの解像度別の全表示可能な（スクロールなしで見ることができる）最大ルーム背景画像サイズは下記となります（最小倍率30％に設定した場合）。背景画像選択と最小倍率の設定の参考にしてください。なお、デフォルトのルーム背景サイズは4,800*2,750です。単位はピクセルです。
| PCモニター解像度 | 全表示可能な最大ルーム背景画像サイズ | デフォルトルームの全表示可否 |
| 1,920*1,080 | 約5,350*約3,050 | 可 |
| 1,366*768 | 約3,500*約2,050 | 不可 |
| 1,536*864 | 約4,050*約2,350 | 不可 |
| 1,280*720 | 約3,200*約1,850 | 不可 |
| 2,560*1,440 | 約7,500*約4,250 | 可 |
ルームの会議室設定
ルーム内の会議室の数や位置およびその大きさなどを指定することができます。「会議室設定画面を開く」ボタンを押すと別の画面が立ち上がるので、そちらで設定を行います。
◆ 会議室の設定
会議室とはルーム内に自由に配置できる他のエリアとは区別された区画のことです。会議室内での会話は、会議室外には聞こえないなどの特徴があります。
編集が終わったら、右上の「×」ボタンで画面を閉じます。
各会議室の位置と大きさの変更
ルームの背景画像上に表示されている既存会議室をドラッグして移動およびサイズ変更をすることができます。操作中の鍵室は赤枠が表示されます。
会議室の追加
「会議室の追加」ボタンで新規に会議室を作成することができます。この場合はルームの背景画像左上に作成されます。ルームの背景画像上でダブルクリックすることでも新しい会議室が作成されます。この場合はダブルクリックした位置に会議室が作成されます。
どちらの場合も会議室リストの一番下段に追加されます。
会議室の編集
会議室名の右あるいは右上にある「鉛筆」アイコンを押すと、次のような各会議室の詳細設定を行うことができます。設定が終わったら「変更する」を押して変更を反映させます。
- 会議室の名前 … 会議室の名前を変更できます
会議室名を「ゲストエリア」とすると、そこがルームへ入室したときの初期位置になります。「ゲストエリア」という名前の部屋がない場合は会議室リストの一番上段の会議室が入室したときの初期位置になります。
- 名前のスタイル … 会議室名の文字スタイルを変更できます。スタイルはJSON形式で指定してください。色（color）とフォントサイズ（fontSize）などを変えることができます。
- 会議室エリアのスタイル … 会議室のエリアのスタイルを変更できます。スタイルはJSON形式で指定してください。背景色（background）と枠色（borderColor）などを変えることができます。
- 会議室内の音声 … 会議室内での音声の届く範囲を指定できます。
- 「全体に届く」：話者との距離に関係なく会議室内では一律で音声が届きます。デフォルトではこれが選択されています。
- 「距離で変化」：話者との距離に比例して音声音量が変化します。
- 「音声なし」：話者の声は一切聞こえなくなります。
- 会議室内のBGM ... 会議室に入室したときに自動的に流れ出すBGMを指定できます。「mp3ファイルのアップロード」を押して楽曲ファイルをアップロードするか、CORS対応しているURLにある楽曲ファイルを指定することができます。
- BGMの音量 … 設定したBGMの音量を設定できます。次の3段階から選択できます。
- 「標準」
- 「やや小さめ」
- 「かなり小さめ」
ログファイルについて
ログファイルの仕様
ログファイルに書き込まれる主な情報には次のようなものがあります。
- eventDateTime … イベントが発生した日時。UTC時間。
- eventDateTime(JST) … イベントが発生した日時。JST時間。
- eventType … 記録されているイベントの種類
- enter room … ルームへの入室
- leave room … ルームからの退室
- enter sub room … 会議室への入室
- leave sub room … 会議室からの退室
- status … ステータスを自ら変更
- knock user … 他のユーザーへの声かけ
- isFocus … 画面フォーカスの切替
- userMessage … メッセージの作成
- register board … 付箋および看板の作成
- update board … 付箋および看板の編集
- register image … 画像をアップ
- start share screen … 画面共有を開始
- stop share screen … 画面共有を終了
- audioMuted … 音声をミュート
- speakerMuted … スピーカーをミュート
- videoMuted … ビデオをミュート
- voiceArea … 声を届く範囲の設定を変更
- ring bell … ルームチャイムを鳴らす
- email … イベントを実行したユーザーのメールアドレス
- name … ユーザーの名前
- space … イベントが実行されたスペース名
- room … イベントが実行されたルーム名
- subroom.name … イベントが実行された会議室名